Hoivarakentajat – Hirsirakentajan arkea tahdittaa digitaalinen sydän

Julkisten tilojen hirsirakentaja löysi avaimet liiketoiminnan reaaliaikaiseen tilannekuvaan, sujuvampaan työhön ja bisneksen kestävään kasvuun. Hoivarakentajien liiketoiminnan digitaalinen sydän rakennettiin kolmessa kuukaudessa low-code-alustan välineillä Microsoft Teamsiin. Kun alustan mahdollisuudet ovat avautuneet myös henkilökunnalle, tulee 83 % jatkokehitysideoista nyt organisaation riveistä.

Note: you can read the English language version of this customer story here.

Hoivarakentajat

Lapsemme viettävät valtaosan kasvun tärkeimmistä vuosistaan toisessa kodissaan – koulussa ja päiväkodissa. Koska lapset eivät voi tehdä rakentamisen valintoja, on meidän aikuisten tarjottava tiloja ilolle, kasvulle ja arjen seikkailuille. Vanhemmalle sukupolvelle ja heidän hoitajilleen voimme puolestaan osoittaa arvostusta rakentamalla toimintakykyä ylläpitäviä ja arkea helpottavia hoivakoteja kotimaisista luonnonmateriaaleista. Hoivarakentajat on Suomen suurin modernien julkisten hirsirakennusten rakentaja. Yritys tuottaa asiakkailleen kilpailuetua aisti- ja ilmastoystävällisillä, terveillä ja toimivilla rakennuksilla, jotka on suunniteltu arkea varten.

Hoivarakentajat nostaa vastuullisen rakentamisen uudeksi normiksi suomalaisessa rakentamisessa. Vastuullinen rakentaminen tarkoittaa kokonaisvastuuta rakennusprosessista ja pitää sisällään suunnittelun niin käytettävyyden kuin ympäristövaikutustenkin osalta rakennuksen koko elinkaaren ajaksi. Tämä kaikki edellyttää päivittäisen toiminnan läpinäkyvyyttä, ohjattavuutta ja sujuvuutta.

Hidasteina pirstaleinen tieto ja yksittäiset tietojärjestelmät

Hoivarakentajien tavoitteiden toteutumisen ja kasvun hidasteena olivat talvella 2021/2022 yksittäiset tietojärjestelmät, jotka eivät tukeneet arjen toimintaa eivätkä tarjonneet mahdollisuutta liiketoiminnan kokonaiskuvan muodostamiseen. ”Meillä oli paljon pirstaleista tietoa projekteista ja asiakkaista, mutta ei kunnollista kokonaiskuvaa”, kertoo Hoivarakentajien asiakkuusjohtaja Mikko Vainioranta ja jatkaa: ”Organisaatiossa tehtiin manuaalista työtä datan yhdistelyssä, tiedot olivat yksittäisten henkilöiden takana, kriittisen tiedon puutteen vuoksi päätöksenteko oli tehotonta, eikä liiketoiminnan tilasta saatu muodostettua luotettavaa mittaristoa. ” Hoivarakentajien käyttäjien piti myös tunnistautua jokaiseen sovellukseen erikseen, mikä vaikeutti työntekijöiden arkea.

Yhtiö lähestyi haasteineen vähäkoodisen eli low-code-alustan, Microsoft Power Platformin johtavaa suomalaista osaajaa, Forward Foreveria. Ongelmaa lähdettiin ratkaisemaan yhdessä liiketoimintalähtöisellä visiolla: jo aiemmin päivittäisessä käytössä olleesta Microsoft Teamsista muodostetaan Hoivarakentajien liiketoiminnan ydin. Lähtökohtana siis oli, ettei sen enempää työntekijöiden kuin johdonkaan tarvitsisi jatkossa enää juurikaan käyttää muita järjestelmiä, vaan Teams toimisi kaiken arkipäivän tekemisen digitaalisena sydämenä.

Vision toteuttamiseksi Hoivarakentajien liiketoiminnan eri osa-alueisiin liittyvä keskeinen data mallinnettiin ja siirrettiin yhtenäiseen tietovarastoon. Tämä mahdollisti tiedon hyödyntämisen eri sovelluksissa. Liiketoiminta-alueille suunniteltujen sovellusten ja erilaisten automaatioiden rakentamiseen hyödynnettiin Power Platformin ketteriä työkaluja. Raportit, sovellukset ja viestintä keskitettiin Microsoft Teamsin käyttöliittymään, jolloin käyttäjien ei enää tarvitse hyppiä ohjelmistojen ja käyttöliittymien välillä vaan kaikki löytyy yhdestä paikasta. Tämä kokonaisuus nimettiin Hoivarakentajilla Taapeliksi*.

* Taapeli = Sahatavarapino, jossa puutavara on varastoituna ilmavasti. Hakeutuminen tiedon luokse on kuin ilmavirta, joka ihanasti polveilee yksittäisten lautojen ja sirkkojen lomitse.

Parempaa arkea käteen sopivilla työkaluilla

Myynnin päivittäisen työn helpottamiseksi tiedot sidosryhmistä, myyntihankkeista, rakennusprojekteista ja valmiista kohteista tuotiin Taapeliin. Nyt kukin myyjä tai esimies voi suunnitella omia aktiviteettejaan, seurata asiakasdialogin kehittymistä ja kirjata liiketoiminnan kannalta keskeistä tietoa kuten liikevaihtoennusteita ja kateodotuksia hankkeisiin liittyen.

Digitaalisen maanhankinnan prosessissa järjestelmä puolestaan käy uuden tontin luonnin yhteydessä noutamassa kiinteistön koordinaatit ja joukon muita parametreja Maanmittauslaitoksen tarjoamasta rajapinnasta. Nämä tiedot muutetaan muotoon, jolla voidaan tarjota valmiit karttalinkit Maanmittauslaitoksen Karttapaikka-palveluun ja Google Mapsiin. Hoivarakentajien tonttivarantoa voidaan myös tarkastella, suodattaa ja analysoida visualisoituna Suomen kartalla. Tonttimassasta pystytään kartalta suodattamaan asiakkaan tarpeen mukaiset tonttivaihtoehdot ja porautumaan tietoon. ”Markkinoilla ei ollut valmista järjestelmää, jossa tietoa pystyisi rikastamaan omalla liiketoimintadatalla ja liittämään siihen esimerkiksi valokuvia, kartta-aineistoja ja etäisyyksiä vaikkapa lähimpään kouluun. Ympäristön dataa analysoimalla pystymme jopa ennustamaan asiakkaallemme niin sanotun pienimmän riesan tien, eli välttämään tontit, joissa todennäköisyys valitusprosessille on suuri”, Vainioranta kuvailee.

Myös rakennusprojektin aikaista tietojen tarkastelua varten toteutettiin oma sovellus, joka tuodaan jokaisen projektitiimiin omalle Teams-välilehdelle. Tämän sovelluksen avulla näytetään projektin sidosryhmät ja aktiviteetit ja hallitaan projektin valmiusastetta. Kaikki data on myös käytettävissä ja edelleen hyödynnettävissä muissa sovelluksissa. Taapelin myötä myös Exceleiden ja dokumenttien keskenään ristiriitaiset versiot ovat Hoivarakentajilla historiaa, kun viimeisimmät versiot ovat aina saatavilla niin resurssienhallinnasta, Teamsista, selaimelta kuin mobiilistakin avattaessa.

Parempaa arkea tehokkaammalla yhteistyöllä

Kaikkien myyntihankkeisiin, projekteihin ja rakennusten yksityiskohtiin liittyvien keskusteluiden tuominen yhteen yhteiseen Teams-kanavaan on tehostanut yhteistyötä Hoivarakentajien tiimien välillä. Kun aikaisemmin organisaation henkilömäärän kasvu hidasti toimintaa, kyetään tietoa nyt jakamaan tehokkaasti ja siirtämään myös uusille työntekijöille.

Vainioranta kuvaa esimerkkejä arjesta: ”Rakennusten paloluokista käytiin keskustelua Teams-kanavassa ja kyseiseen hankkeeseen liittymätön kollega sattui huomaamaan keskustelun. Koska asioita oli jo ratkaistu toisaalla, pystyi tämä kollega saman tien auttamaan toista alkavaa hanketta tekemään kustannustehokkaammat ratkaisut.”

Toisessa esimerkissä oli Teamsissa kyselty maanvuokrasopimusta. Keskustelun huomasi asiaan suoraan liittymätön kollega ohimennen ja totesi sopimuksen olevan omalla pöydällään. ”Kun tieto liikkuu ja on löydettävissä, olemme saaneet myös sisäisten palavereiden ja puheluiden määrää vähennettyä”, mainitsee Vainioranta. Aktiivisen ja yhteisen Teams-kanavan kautta on siis palattu vanhan hyvän avokonttorin parhaisiin puoliin: kollegat eri tiimeistä saattavat ohimennen kuulla naapuritiimin keskusteluja ja hiljainen tieto kulkee kuten sermin yli tai kahvihuoneessa aikoinaan.

Parempaa arkea rutiineja automatisoimalla

Low-code-välineitä käytettiin myös prosessien automatisointiin, jolloin esimerkiksi tonttitieto haetaan automaattisesti viranomaisrajapinnasta ja uusien projektien Teams-ryhmät perustetaan mallipohjan avulla. Tiimiin lisätään jäsenet ja näille oikeat luvitukset, ja tietty projektidata tuodaan valmiiksi tiimin käytettäväksi.

Hoivarakentajilla oli jo entuudestaan projektiviestintään ja dokumentaatioon hyvin toimiva prosessimalli, joka nyt tuotiin osaksi Teamsia. Uudelle rakennushankkeelle luotavaan tiimiin toteutetaan automaattisesti mallipohjaan perustuvat kanavat, alikansiot ja OneNote-muistikirja sovelluksesta saataviin lähtötietoihin perustuen. Taustalla luodaan dynaamiset ryhmät, jotka tuovat mukaan sekä kaikki Hoivarakentajien sisäiset käyttäjät että projektikohtaisesti mukaan kutsuttavat vieraskäyttäjät. Automaatio on auttanut vähentämään rutiininomaista manuaalista työtä ja ennaltaehkäisemään virheitä.

Parempaa johtamista reaaliaikaisella liiketoiminnan tilannekuvalla

Hoivarakentajat halusi kaiken toimialaansa ja prosesseihinsa liittyvän tiedon tarkasteltavaksi, päivitettäväksi, täydennettäväksi ja analysoitavaksi yhteen paikkaan. ”Meillä ei ole koskaan aiemmin ollut näin hyvää käsitystä yrityksen tilanteesta”, kuvaa Hoivarakentajien toimitusjohtaja Tarmo Kemppainen. ”Mitä tahansa liiketoimintaamme liittyviä asioita ja tekijöitä voi nyt katsoa eri näkökulmista, kuten asiakkaasta, henkilöstä tai hankkeesta käsin”, hän jatkaa. ”Esimerkiksi mitkä tontit, mitkä asiakkaat, mitkä yhteistyökumppanit liittyvät johonkin tiettyyn hankkeeseen. Joku meillä kuvailikin, että tämä on paljon enemmän kuin kuutio.”

Hoivarakentajilla on nyt yhden, Teamsissa sijaitsevan käyttöliittymän kautta reaaliaikainen tilannekuva yrityksen avainluvuista ja käynnissä olevista hankkeista. ”ERP-järjestelmästä tuleva projektien toteutumatiedon pohjalta pystytään laskemaan liikevaihto- ja kate-ennusteet menossa olevalle ja tuleville tilikausille. Taloushallinnan tiedot, kuten kassa tai hankkeisiin sitoutunut pääoma nähdään yritystasolla ja lukuihin voi porautua syvemmälle aina yksittäiseen projektiin saakka”, Kemppainen kehuu ja jatkaa: ” Tavoitteenamme oli löytää markkinoilta alusta, johon saadaan yhdistettyä hajallaan oleva tieto, reaaliaikainen mittaristo ja mahdollisimman monta erillistä ohjelmistoa yhteen paikkaan helposti käytettäväksi. Lisäksi halusimme toteuttaa muutoksen mahdollisimman kevyellä ja ketterällä tavalla sekä mahdollisimman vähillä kompromisseilla. Olemme kumppanivalintaan ja lopputuloksena syntyneeseen Taapeliin erittäin tyytyväisiä.”

Tulevan kasvun mahdollistaminen

Hankkeessa liikkeelle lähdettiin käytännössä nollapisteestä, mutta Taapeli ja Teams saatiin operatiiviseen käyttöön jo kolmen kuukauden kuluttua projektin aloituksesta. Täyteen käyttöönottoon koko organisaatiolle kului yhteensä viisi kuukautta. Jokainen hoivarakentaja käyttää nyt Teamsia päivittäisen työnsä keskipisteenä.

”Pystyimme rakentamaan juuri Hoivarakentajien tarpeita vastaavan, muun muassa täydellisen asiakkuudenhallinnan ratkaisun sisältävän järjestelmän muutamien kymmenien päivien työllä”, kuvaa projektia Forward Foreverin toimitusjohtaja Olli Korpelainen. ”Jatkossa järjestelmää voidaan kehittää ja uusia toiminnallisuuksia lisätä, mutta on kunnioitettavaa, että korvattuamme useita käytössä olleita, pistemäisiä järjestelmiä koskee uusi ratkaisu nyt ihan jokaisen Hoivarakentajien työntekijän arkea. Järjestelmän ulkopuolelle ei jää oikeastaan muuta kuin toiminnanohjausratkaisu.”

Hoivarakentajilla on nyt työkalut, jotka mahdollistavat yrityksen työntekijämäärän nopean mutta hallitun kasvun. Digitaalinen alusta on skaalautuva ja valmis myös tuleviin palveluihin ja toimintamalleihin, eikä tiedon hallintaan, visualisointiin ja jakamaiseen tarvitse jatkossakaan hankkia ja integroida erillisiä järjestelmiä

Olli Korpelainen iloitsee siitä, kuinka täydellisesti Hoivarakentajien hankkeen tekeminen, toteutus ja onnistuminen kuvaavat Forward Foreverin missiota. ”Me haluamme auttaa edistyksellisiä organisaatioita menestymään low-coden avulla”, Korpelainen toteaa. ”Hoivarakentajat on yhteiskunnallisesti positiivista vaikutusta tuottava toimija, ja heidän toteutuksensa on onnistuttu tekemään kustannustehokkaasti, myös tulevat tarpeet huomioiden. Olemme siis välillisesti tekemässä hyvää auttamalla organisaatiota, joka tekee hyvää vähähiilisellä ja kestävällä rakentamisella. Tämä on täydellinen match sille, mitä Forward Forever haluaa olla”, Korpelainen summaa.

Mahdollisuuksien tunnistaminen – kansalaiskehittämistä aidoimmillaan

Mikko Vainiorantaa riemastuttaa se, kuinka koko Hoivarakentajien henkilökunta sitoutunut Taapelin jatkojalostamiseen. ”Minä pidän kansalaiskehittämistä sanan varsinaisessa merkityksessä vähän jenkkihapatuksena”, hän myöntää. ”Kun organisaatioon syntyy kyvykkyyttä sovellusten tekemiseen, voi varmasti alkaa itsekin kokeilla pienten ratkaisujen toteuttamista, mutta en näe liiketaloudellisia perusteita sille, että – vähän kärjistäen sanoen – jokainen alkaisi kahvitauolla naputella sovelluksia. Kuitenkin se, kuinka meillä ihan muille aloille erikoistuneet ihmiset alkavat nähdä mahdollisuuksia esimerkiksi takuutikettien käsittelyyn Taapelissa – se on minusta kansalaiskehittämistä aidoimmillaan. Tämä ei todellakaan ole mikään one-man show.”

Seuraavaksi kehitysjonossa olevista kyvykkyyksistä peräti 83 % on henkilökunnan ideoimia. Tällaisia ovat esimerkiksi takuutyöt, kumppanitiedon hallinta, projektiportfolion ja tehtävien hallinta, sopimusarkisto ja yhteistyö ulkoisten sidosryhmien kanssa. Vainioranta myös kokee, että low-code-ratkaisujen helppous ja visuaalisuus ovat siirtäneet hankkeiden omistajuuden heille asiakkaana: ”Me asetimme vision ja me päätämme myös tästä eteenpäin, mihin suuntaan ratkaisumme elää, kasvaa ja kehittyy.” 

Taapeli-kokonaisuudessa käytetyt teknologiat: